Quels gains et impacts pour l’entreprise ?

La digitalisation, initiée par la généralisation massive d’internet dans les foyers et entreprises, est devenue un facteur majeur pour les acteurs économiques de compétitivité par la différenciation et d’innovation. En effet, le digital ne sert pas uniquement la e-reputation. Il vous permet également d’optimiser votre structure en se “pluggant” sur vos processus organisationnels support à la chaîne de valeur de votre entreprise.

La transformation digitale a commencé à se généraliser dès 2014. Difficile, quelle que soit l’ancienneté de votre activité ou quel que soit votre secteur d’activité de passer à côté.

Les 3 leviers de la transformation digitale, Vakil Consulting 2019

Pour faire simple, la digitalisation ou transformation digitale consiste à intégrer les outils numériques au fonctionnement de l’entreprise, que ce soit en interne, pour améliorer l’efficacité de ses processus organisationnels comme celle de ses collaborateurs, mais aussi en externe, pour renforcer ses relations avec des tiers (clients, fournisseurs, parties prenantes) ou sa communication. Elle est un gage d’efficience pour les équipes mobiles et permet de piloter partout et à tout instant votre activité.

Quels sont les bénéfices escomptés ?

1. Efficacité du management

La digitalisation permet de renforcer l’efficacité du management. Plus mobile, proche de ses équipes, plus à même de contrôler les résultats générés par l’activité, le manager dispose désormais d’outils numériques (business intelligence 2.0 ou sociale, planificateurs de réunions ou de tâches partagées, outils de visioconférence, etc.) facilitant :

  • Ses activités au quotidien,
  • Un management participatif,
  • La prise de décision.

2. Efficacité et engagement des collaborateurs

Pour les collaborateurs, nombre d’outils sont également à leur disposition pour accroître leur efficience (plate forme collaborative, stockage de contenu sur des Clouds, outils de knowledge management, etc.). Ces outils permettent de renforcer la collaboration et le partage de connaissances, notamment par un décloisonnent des métiers.

Un autre avantage majeur est de faciliter la mobilité et l’intégration de tous les profils travaillant au sein de l’entreprise, y compris les télé-travailleurs, les collaborateurs nomades et les freelances.

Ils permettent enfin l’implication de tous les parties prenantes à la vie de l’entreprise, désormais sociale et transverse.

3. Renforcement de la culture d’entreprise

Un autre gain offert par la digitalisation est la diffusion et le renforcement de la culture d’entreprise, par la mise en place de plates formes collaboratives, la création de groupes ou de pages professionnelles sur les réseaux sociaux. Elle permet de renforcer l’engagement des salariés, les impliquer et les motiver dans l’atteinte d’objectifs communs, les tenir informés de la stratégie d’entreprise, des nouveaux projets prévus, de l’actualité, des opportunités en interne, etc.

4. Optimisation des processus organisationnels

Côté organisation, le passage au numérique permet :

  • La rationalisation des processus, notamment par un pilotage transverse possible à distance et permanent de l’activité. Les outils numériques se pluggent à différents points de contact au sein des processus organisationnels permettant ainsi une réactivité et un prise de décision immédiate (ex : générer une demande de réapprovisionnement des stocks ou encore mobiliser des collaborateurs nomades pour régler un incident),
  • Le décloisonnement des processus et leur ouverture à des tiers (clients, fournisseurs ou partenaires).

5. Optimisation des ressources

Tout projet de transformation digitale abouti offrira aux structures une plus grande réactivité, une meilleure adéquation dans l’utilisation des ressources et ainsi une meilleure rentabilité.

6. Meilleure connaissance du marché

Les outils numériques permettent un accès facilité aux informations disponibles sur le marché, mais aussi leur stockage et leur analyse. Ainsi, il est désormais plus aisé aux entreprises digitales :

  • D’anticiper les évolutions technologiques et sectorielles et ainsi opérer des virages stratégiques et/ou développer et lancer des projets innovants,
  • De faciliter la communication avec les clients et connaître plus finement leurs besoins, attentes et suggestions.

7. Meilleure communication en interne et en externe

Le recours aux outils numériques est le gage :

  • D’une centralisation des données,
  • D’une meilleure qualité de l’information,
  • D’une maîtrise de l’information communiquée en externe auprès des tiers,
  • D’une sécurisation des données par leur cryptage.

A noter :

Tout projet de transformation digitale aura donc des impacts :

  • Managériaux : évolution du management hiérarchique vers un management transversal,
  • Sur la relation client,
  • Sur les processus organisationnels,
  • Sur les collaborateurs et l’organisation du travail.

Comment mettre en place un projet de transformation digitale ?

Toute entreprise est concernée par le digital et doit réfléchir à son adoption et ce principalement pour les entreprises innovantes ou évoluant au sein de secteurs fortement concurrentiels.

Si vous êtes une entreprise émergente : recensez dès à présent tous les canaux et outils permettant de doper votre activité et mettre toutes les chances de votre coté pour décoller. Si votre activité a plusieurs décennies, vous pouvez également bénéficier de ce tremplin, en vous basant sur les stratégies numériques suivies par vos concurrents directs et effectuer une veille sur les évolutions technologiques.

Étape 1 : Définition de la stratégie numérique en identifiant vos objectifs (renforcer la relation client, optimiser les processus organisationnels, améliorer votre connaissance du marché, développer et maîtriser votre communication, etc.).

Étape 2 : En fonction des objectifs, définition des « points de contacts », afin d’identifier où et comment avoir recours au numérique au sein de l’entreprise. En interne : identifiez les processus support à la chaîne de valeur de l’organisation et les systèmes de management afin de viser une mise en cohérence avec les systèmes d’information et futurs outils numériques à adopter. En externe : identifiez le parcours client ainsi que les stratégies numériques de vos concurrents directs.

Étape 3 : Identification des supports technologiques et les canaux (téléphones mobiles, tablettes, sites web, réseaux sociaux, applications mobiles) et outils numériques support à la transformation (planificateur, outils support à la mobilité, au partage d’information, au contrôle de l’activité, à la communication, à la prise de décision, etc.).

Étape 4 : Planification et mise en œuvre du projet de transformation

La réussite de tout projet de transformation est soumise à un ensemble de facteurs clés de succès :

  • Un sponsor fort,
  • Des objectifs partagés,
  • Une communication claire et maîtrisée sur les attendus du projet et notamment les gains escomptés,
  • Une implication des parties prenantes (management, collaborateurs, partenaires),
  • Une implication des RH pour la conduite du changement et notamment la formation des collaborateurs (minime par l’utilisation déjà massive des outils numériques).

Que retenir ?

Un projet de transformation digitale doit viser le renforcement de la collaboration, de la communication, ainsi que le partage des savoir et la visibilité sur l’activité.

La transformation digitale s’apparente à un projet SI, mais il se distingue néanmoins par sa facilité de mise en œuvre et sa rapide adoption par les utilisateurs, son faible coût, sa capacité à se plugger sur les processus existants sans engager de nécessaire refonte ou adaptation de l’organisation ou du système d’information. Il peut bien évidemment venir en complémentarité du SI existant et notamment des ERP.

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